Technologie - Dans de nombreux domaines comme la recherche dans les messages, la gestion des e-mails, des pièces jointes, ou encore la sécurité, les extensions à Outlook se multiplient. Nous en avons choisi cinq qui ont notre préférence pour leur fonction et leur performance.
Les années passent et Outlook demeure l'une des références, voire LA référence, pour gérer ses e-mails professionnels. C'est d'ailleurs le partenaire idéal pour les serveurs Exchange. Preuve de son intérêt intact, Microsoft le commercialise désormais en dehors de sa suite Office (Word, Excel...) à un tarif d'environ 150 euros.
Autre preuve de sa popularité grandissante, la multitude d'add-on (ou extensions) qui lui sont consacrés. On est encore loin des milliers d'extensions disponibles pour Firefox, mais 2008 réserve de belles surprises avec des petits logiciels qui apportent un vrai plus. Et ce, dans de nombreux domaines comme la recherche dans les messages, la gestion des e-mails ou des pièces jointes, ou encore la sécurité.
Des add-on complémentaires compatibles avec Outlook 2003 et 2007
Cependant, nous avons choisi ne pas vous proposer un add-on consacré au spam car rien ne vaut une bonne solution installée sur le serveur de l'entreprise. De plus, l'intérêt d'un anti-spam, c'est qu'il bloque les messages indésirables avant qu'ils n'arrivent dans la boîte de réception, et non une fois qu'ils sont dans Outlook.
Comme il est difficile de trier le grain de l'ivraie parmi tous les add-on disponibles, nous vous avons sélectionné les cinq que nous préférons. La bonne nouvelle, c'est qu'ils sont complémentaires et qu'il est possible de tous les installer sans pour autant entraîner de lenteurs ou de bugs.
Attention toutefois, dans le cadre d'une installation en entreprise, n'oubliez pas d'obtenir l'aval de l'administrateur réseau avant d'installer l'un de ces logiciels. Par ailleurs, précisons qu'ils sont tous en anglais et qu'ils fonctionnent avec Outlook 2003 et 2007.
Xobni
Xobni, c'est Inbox à l'envers. Sa spécialité, c'est donc la boîte de réception. Bien plus complet que la barre d'outils Google dédiée à Outlook, cet add-on en version bêta indexe tout ce qui traîne dans Outlook. Messages, contacts, pièces jointes, numéros de téléphone, mots-clés, date...
Lors de la première installation, Xobni passe plusieurs minutes à tout indexer. On conseillera d'ailleurs de ne pas l'utiliser avec un compte en protocole IMAP car nous avons remarqué une importante lenteur dans l'indexation de ce type de compte. Ensuite, il suffit de saisir un terme ou un nom pour que Xobni affiche à la fois les messages, les contacts, et les pièces jointes qui leur sont reliés. A partir d'un message sélectionné, Xobni vous affiche aussi le réseau des contacts liés à l'expéditeur. Pour retrouver une facture au format PDF ou le nom d'un client à partir d'un mot-clé, c'est tout simplement ce qui se fait de mieux.
C'est impressionnant de pertinence et de rapidité de traitement, et on finit par ne plus pouvoir se passer de Xobni. Cela en devient même amusant lorsqu'il vous annonce que tel contact est classé numéro 3 au nombre d'e-mails envoyés, et que c'est entre 14h et 16h que vous envoyez le plus régulièrement vos messages.
Contactés par nos soins, les développeurs nous assurent que les prochaines versions intégreront plus de réglages et qu'il sera donc possible de personnaliser le logiciel, notamment en sélectionnant ou excluant tel ou tel compte, ou en limitant l'indexation à certains dossiers.
Outlook Attachment Remover
Tous les messages et les dossiers présents dans Outlook sont enregistrés dans un seul et même fichier au format .PST. Au fil des semaines et des pièces jointes reçues, ce fichier grossit et peut rapidement atteindre une taille de plusieurs Go. Pour éviter d'en arriver là, cet add-on propose d'extraire les pièces jointes des messages, et donc d'Outlook. Il est possible d'effectuer l'opération sur un message en particulier, ou sur un dossier complet.
Les pièces jointes sont enregistrées dans le dossier de votre choix sur le disque dur, voire un disque dur externe. L'extraction terminée, à l'intérieur du message, la pièce jointe est remplacée par un lien. Il suffit de cliquer sur celui-ci pour accéder au fichier.
Outlook Duplicate Items Remover
Et si vous partiez à la chasse aux doublons ? Il suffit de deux comptes e-mail et de quelques règles de messagerie pour qu'un même message se retrouve dans plusieurs dossiers différents. C'est aussi problématique dans un carnet d'adresses, où un même contact peut apparaître sous plusieurs identités avec une seule adresse e-mail. Ou vice versa.
Pour faire le ménage, Outlook Duplicate Items Remover est ce qui se fait de mieux. ODIR, pour les intimes, crée un dossier où il compile tous les e-mails trouvés en double. Pour les débusquer, cet add-on se base notamment sur l'objet des e-mails ou encore la date de réception. Tous les doublons sont ensuite stockés dans un dossier à part où il est possible de les supprimer, ou de les transférer si l'on estime que le logiciel a fait du zèle.
SimplyFile
Cet add-on est aussi intelligent qu'un antispam. Lorsque vous recevez un e-mail, il est capable de le ranger, ou presque, dans le bon dossier sans votre intervention. Comme avec un antispam, cela demande une période d'adaptation mais ensuite, c'est bluffant d'efficacité. Gratuit pendant 30 jours, SimplyFile se présente sous la forme d'une barre d'outils.
A la réception de chaque message, il vous propose un dossier pour le ranger. En un clic, vous validez ou infirmez son choix. Cet add-on mérite aussi d'être essayé car il permet, encore d'un clic, de ranger les e-mails envoyés dans des dossiers. Chose qu'on ne fait jamais, et qui pourtant est utile pour suivre le fil d'une discussion. Mieux, il permet aussi de « transformer » un message en « Tâche » ou en « Rendez-vous ».
YouSendIt
Ancêtre de Megaupload et de Rapidshare, YouSendIt a perdu beaucoup d'utilisateurs en peu de temps, en raison de la présence de spywares dans ses pages. Mais ce service d'hébergement de fichiers revient dans un service gratuit ou payant selon les options souhaitées, et il prend notamment la forme d'un add-on pour Outlook.
L'idée est séduisante : passer outre les limites imposées par le serveur de son entreprise, les fournisseurs d'accès ou les webmails sur la taille des pièces jointes et ainsi envoyer des fichiers pouvant atteindre jusqu'à 2 Go ! Nous avons testé la version gratuite du service qui se limite à des pièces jointes de 100 Mo. Cela fonctionne parfaitement.
Le principe est simple. Lorsqu'on clique sur la barre d'outils YouSendIt, puis qu'on envoie l'e-mail à son destinataire, la ou les pièces jointes sont envoyées sur les serveurs de YouSendIt. De son côté, le destinataire reçoit un e-mail avec le lien pour télécharger le gros fichier. Une manière astucieuse et parfaitement fiable dont les limites de téléchargement sont fixées à 7 jours, ou à 100 téléchargements. Ensuite, le fichier est effacé des serveurs de YouSendIt.
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